如何编写有效的会议议程

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会议议程是一份文件,以确保您拥有富有成效和信息性的会议。如果议程未完成,那么您的与会者不可能准备参加富有成效的方式。工艺有效的会议议程需要时间,但它可能意味着使每个人的最大时间或浪费每个人的时间之间的区别。

尽早开始

您希望为自己提供至少两周的时间来创建一个有效的会议议程,然后为您的与会者接受并审查议程。您越早启动议程,可以更轻松地获取输入并进行更改。拥有议程模板是一个好主意,您可以用来确保您始终为每次会议创建全面和有用的议程。

单一目标

您的会议应该有一个目标,目标是议程的主题和称号。您在会议中涵盖的任何主题都应涉及手头的主题。您想要执行一次每次会议的原因是因为并非每一个目标都需要同一群人参与其中。当会议试图掩盖太多地面时,它也会变得令人困惑。

创建主题列表

您的客观需要分解为可操作的主题清单。当您创建主题时,请尝试牢记您的会议目标以及您希望完成的目标。您的主题清单应该是全面的,您不应该留出任何重要的主题。

优先顺序您的列表

创建主题列表是一个头脑风暴练习,不应该折扣。将列表写下来后,下一步是删除不适用并优先顺序列表的主题。优先考虑的主题列表将作为会议日程安排,并决定会议将成为的方向。

闯入科目

主题列表中的每个项目都应分解为在会议上需要讨论的科目。当您坐下并创建逐项主题列表时,您将获得更好的想法。

获取输入

您将始终拥有一群与会者您对议程的投入信任,并且在释放议程之前一周内获得投入非常重要。您的测试组将对议程的变更提出建议,您必须最终决定将进行哪些更改。这个过程可以来回尝试获得最佳议程,但它不应该持续超过一周。

您的完成议程将为所有与会者提供所需的信息,以便为会议创建其问题和笔记。您应该允许与会者一周提交有关议程的疑问,您的议程也应包括您的会议的预计运行时间。